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Politique de confidentialité des 4-H du Canada

Chez les 4-H du Canada, nous nous engageons à protéger la vie privée de nos membres, des animateurs et animatrices bénévoles, des donateurs et des partenaires de l’industrie et nous appuyons une politique générale d’ouverture quant à la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels.

Le présent énoncé de confidentialité a pour but de vous informer sur les pratiques des 4-H du Canada en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation de renseignements personnels que nous pouvons recueillir par le biais de votre inscription à des programmes tels que, notamment, « 4-H APPREND », « Club 1913 » et « Carrières en croissance », ainsi qu’aux bulletins d’information des 4-H du Canada, aux programmes ou aux possibilités qu’offrent les 4-H du Canada et aux campagnes de dons. Une politique de confidentialité distincte s’applique à nos employés, nos bénévoles, nos membres du personnel contractuel, nos directeurs et nos administrateurs lorsqu’ils travaillent pour le compte des 4-H du Canada. Cette dernière leur exige de respecter les principes et les pratiques décrits dans le présent énoncé de confidentialité. L’application du présent énoncé de confidentialité est assujettie aux lois applicables, y compris les dispositions législatives, les règlements et les ordonnances ou les exigences licites des tribunaux ou d’autres pouvoirs légaux.

En remplissant les formulaires, en participant à nos événements ou en utilisant notre site Web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels (tels que décrits ci-dessous) et, le cas échéant, des renseignements personnels de votre enfant ou de votre enfant en tutelle conformément aux modalités suivantes.

Le présent énoncé de confidentialité explique également comment vous pouvez communiquer avec nous si vous avez des questions au sujet de tout renseignement personnel que les 4-H du Canada détiennent à votre sujet ou, s’il y a lieu, de votre enfant ou de votre enfant en tutelle. Nous vous recommandons vivement de prendre le temps de lire le présent énoncé de confidentialité et de le conserver aux fins de consultation ultérieure.

Renseignements personnels

Aux fins du présent énoncé de confidentialité, le terme « renseignements personnels » s’entend de tout renseignement consigné sous quelque forme qu’il soit, concernant un individu identifiable ou une personne dont l’identité peut être découverte ou déterminée à partir de ces renseignements, mais ne comprend pas les renseignements qui sont accessibles au public, comme les coordonnées d’entreprises et les renseignements que l’on retrouve dans un annuaire téléphonique.

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons

Les 4-H du Canada recueillent des renseignements personnels afin de faire une sélection préliminaire de candidats et de candidates qui se verront offrir des possibilités de contribuer à la prestation efficace et sécuritaire d’activités, de programmes et d’événements pour les membres des 4-H du Canada, pourront mettre en valeur les possibilités offertes par les 4-H du Canada et tiendront les membres et les anciens membres des 4-H du Canada au fait de celles-ci. Ces renseignements comprennent, sans toutefois s’y limiter, les coordonnées (comme le nom, l’adresse, l’adresse de courriel et les numéros de téléphone), l’âge, les compétences et la formation scolaire, les antécédents professionnels, l’expérience de bénévolat, la preuve d’identité (comme une signature), la vérification du casier judiciaire, les références et les renseignements sur l’état de santé, les allergies et les personnes-ressources à contacter en cas d’urgence.

Les 4-H du Canada recueillent également des renseignements financiers (comme les renseignements sur les cartes de crédit et les renseignements bancaires sur les chèques personnels) auprès des membres et des bénévoles pour financer les occasions et les dons.

La façon dont nous utilisons vos renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par les 4-H du Canada ou ses représentants ne sont utilisés qu’aux fins des 4-H. Ces derniers utilisent vos renseignements personnels pour faciliter la communication avec vous par le biais d’envois, de bulletins d’information, d’annonces d’événements et de possibilités à venir, dans le cadre de demandes de financement, afin de gérer nos relations avec nos membres, nos animateurs et nos animatrices bénévoles, nos donateurs et les partenaires de l’industrie dans le but de satisfaire aux exigences juridiques ou réglementaires et à d’autres fins conformes à ce qui précède. Les 4-H du Canada utilisent l’information sur la santé afin d’assurer une réponse appropriée à toute situation sanitaire qui pourrait survenir au cours de nos occasions ou événements et n’utilisent les renseignements financiers que pour conclure une transaction donnée.

Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être cédés à une entité remplaçante dans le cadre d’une fusion d’entreprises, d’une consolidation, d’une vente d’actifs ou de tout autre changement organisationnel concernant les 4-H du Canada ou notre site Web.

Toute question sur la façon dont les 4-H du Canada utilisent vos renseignements personnels doit être envoyée à l’adresse info@4-h-canada.ca.

Le dévoilement de vos renseignements personnels

Les 4-H du Canada ne divulguent pas de renseignements personnels à des particuliers, des organisations ou des sociétés à l’extérieur des 4-H du Canada, et ce, à aucun moment ou pour quelque raison que ce soit, sauf avec le consentement du membre individuel ou :

  • tel qu’exigé ou autorisé par la loi ou par l’ordonnance ou l’exigence d’une cour, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental;
  • lorsque nous croyons, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
  • lorsqu’il est nécessaire de nous permettre d’exercer les recours disponibles ou de limiter les dommages-intérêts que nous pourrions subir;
  • lorsque l’information divulguée ou utilisée relève du domaine public.

Lorsque les 4-H du Canada sont obligés ou autorisés à divulguer des renseignements sans consentement, nous ne divulguerons pas davantage de renseignements que le minimum requis dans les circonstances applicables.

Les 4-H du Canada ne vendent ni ne louent vos renseignements personnels à d’autres organismes.

Les 4-H du Canada peuvent partager des renseignements personnels avec des tiers engagés pour nous aider à vous fournir des services ou à réaliser une ou plusieurs des fins décrites ci-dessus. Ces tiers comprennent, sans toutefois s’y limiter, les conseils provinciaux des 4-H et les fondations affiliées aux 4‑H du Canada. Il est interdit à ces fournisseurs de services d’utiliser ces renseignements personnels à d’autres fins que de fournir cette aide et ils sont tenus de protéger les renseignements personnels divulgués par les 4-H du Canada et de se conformer aux principes généraux de protection de la vie privée décrits dans le présent énoncé de confidentialité.

Connaissance et consentement

Les 4-H du Canada recueillent des renseignements personnels à votre sujet ou, le cas échéant, au sujet de votre enfant ou de votre enfant en tutelle seulement lorsque vous les fournissez de façon volontaire. En règle générale, nous solliciterons le consentement pour l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements personnels au moment de les recueillir. Dans certaines circonstances, le consentement peut être sollicité après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (par exemple, lorsque nous voulons utiliser les renseignements à une fin qui n’a pas été préalablement déterminée).

Le formulaire de consentement que nous sollicitons, qu’il soit explicite ou implicite, dépendra en grande partie de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de la personne dans les circonstances. Lorsque vous remplissez un formulaire des 4-H du Canada, par exemple, vous nous laissez entendre que nous pouvons utiliser ces renseignements aux fins pour lesquelles vous l’avez rempli.

Les 4-H du Canada tiennent un registre des antécédents des membres de l’organisme, y compris la participation aux activités et aux événements des 4-H du Canada. En participant à une occasion des 4-H du Canada ou en devenant membre de l’organisme, vous reconnaissez que nous pouvons conserver ce registre et consentez à une telle conservation, de sorte que si votre adhésion devient inactive et que vous décidez par la suite de vous réinscrire, les 4-H du Canada auront toujours vos antécédents d’adhésion au dossier. Nous n’utiliserons pas ces renseignements à d’autres fins, sauf avec votre consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales (comme les renseignements conservés pour protéger les 4-H du Canada contre toute responsabilité) et d’un préavis raisonnable. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez envoyer un courriel à info@4-h-canada.ca. Nous vous informerons des conséquences que le retrait du consentement peut entraîner, s’il y a lieu.

 

Les 4-H du Canada n’exigent pas, comme condition de participation, que vous consentiez à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires à la réalisation des fins explicitement indiquées et légitimes pour lesquelles les renseignements sont fournis.

De temps à autre, nous pouvons communiquer avec vous par courriel. Si vous ne souhaitez pas recevoir d’autres communications par courriel, vous pouvez choisir de ne plus recevoir de communications de notre part par courriel. Vous pouvez opter pour ce choix en tout temps en cliquant sur le lien de désabonnement dans le courriel ou en communiquant avec nous à l’adresse info@4-h-canada.ca ou en nous appelant au 1-844-759-1013.

Collecte et utilisation de la divulgation des renseignements personnels des jeunes membres

Les 4-H du Canada peuvent communiquer directement avec les jeunes membres de manière périodique pour leur demander leurs idées, leurs opinions et leurs commentaires et pour fournir des renseignements sur les événements à venir. Si vous ne souhaitez pas que les 4-H du Canada communiquent avec votre enfant ou votre enfant en tutelle, vous pouvez refuser l’autorisation ou la retirer en tout temps. Si vous souhaitez retirer votre autorisation, veuillez communiquer avec l’organisme à l’adresse info@4-h-canada.ca.

Les 4-H du Canada ne divulgueront pas les renseignements personnels de nos jeunes membres sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur, sauf si la loi l’exige.

La façon dont nous protégeons vos renseignements personnels

Bien que les 4-H du Canada ne puissent garantir la protection complète de vos renseignements personnels, ceux-ci suivent des pratiques commerciales raisonnables pour protéger les renseignements personnels recueillis auprès de vous contre leur perte et leur accès non autorisé. Cette protection s’applique à l’information stockée sous forme électronique et sur papier. L’accès à vos renseignements personnels est limité à certains employés. De plus, les 4-H du Canada utilisent des techniques de sécurité de l’information commercialement raisonnables, comme les pare-feu, les procédures de contrôle d’accès et le chiffrement afin de protéger les renseignements personnels contre leur perte et leur accès non autorisé.

Toutes les transactions effectuées en ligne et les dons faits sur notre site Web sont réalisés au moyen d’un système sûr, privé et sécurisé qui protège vos renseignements personnels.

Conservation de vos renseignements personnels

Les 4-H du Canada conservent vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il le faut pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Dans certains cas, il est nécessaire que les 4-H du Canada conservent les renseignements personnels plus longtemps afin de les protéger de toute responsabilité en cas de différend. À moins que vous ne retiriez explicitement votre consentement, nous conserverons votre nom et vos coordonnées à la suite de votre participation à une occasion ou à la fin de votre adhésion active afin que nous puissions archiver votre participation au sein de l’organisme.

Lorsque vous ne consentez plus explicitement à ce que nous conservions vos renseignements personnels, ou que vos renseignements personnels ne soient plus nécessaires ou pertinents aux fins déterminées, ou qu’ils ne doivent pas être conservés en vertu des lois applicables, les 4-H du Canada prendront des mesures pour les supprimer, les détruire, les effacer, les regrouper ou les rendre anonymes en ayant recours à des pratiques commerciales raisonnables pour s’assurer que nous avons des contrôles, des calendriers et des pratiques adéquats pour la conservation et la destruction des renseignements et des dossiers qui s’appliquent à vos renseignements personnels.

Site Web

Les 4-H du Canada sont les uniques propriétaires des renseignements recueillis sur leur site Web. Nous ne vendrons, n’échangerons ou ne louerons pas les renseignements recueillis sur notre site Web à d’autres personnes.

Si vous visitez le site Web des 4-H du Canada et que vous ne fournissez pas activement des renseignements personnels, les 4-H du Canada conserveront automatiquement certains renseignements, en plaçant un fichier texte appelé « témoin » dans le répertoire du navigateur du disque dur de votre ordinateur. Le témoin ne peut être lu par aucun autre site Web que celui qui a mis en place les témoins. Si vous choisissez de modifier votre navigateur pour désactiver les témoins, certaines pages de ce site Web pourraient ne pas fonctionner correctement.

Les 4-H du Canada recueilleront et conserveront seulement les renseignements suivants au sujet de votre visite sur notre site Web :

  1. le domaine dans Internet à partir duquel vous avez accédé au site des 4-H du Canada;
  2. le type de navigateur et le type de système d’exploitation que vous utilisez;
  3. votre adresse IP (une adresse IP consiste en un numéro attribué automatiquement à votre ordinateur et nécessaire à l’utilisation d’Internet);
  4. la zone géographique générale associée à l’adresse IP;
  5. la date et l’heure de votre visite et le temps que vous avez consacré sur notre site Web;
  6. les pages du site des 4-H du Canada que vous consultez et l’information que vous avez recherchée;
  7. les taux de réponse à la publicité en ligne ou par courriel et à d’autres renseignements pertinents sur votre expérience en ligne;
  8. l’adresse du site Web vers lequel vous avez créé un lien à partir du site des 4-H du Canada.

Les 4-H du Canada utilisent ces renseignements pour compter le nombre de visiteurs sur nos pages Web afin de rendre le site plus utile à nos membres et nos visiteurs. Vous devez savoir que les exploitants de sites Web liés peuvent également recueillir vos renseignements personnels (y compris les renseignements générés par l’utilisation de témoins) lorsque vous accédez à leurs sites Web. Les 4-H du Canada ne sont pas responsables de la façon dont ces tiers recueillent, utilisent ou divulguent vos renseignements personnels; il est donc important de vous familiariser avec leurs politiques de confidentialité avant de leur fournir vos renseignements personnels.

Modifications au présent énoncé de confidentialité

Les 4-H du Canada se réservent le droit de modifier le présent énoncé de confidentialité à tout moment. L’énoncé de confidentialité affiché sur le site Web des 4-H du Canada est réputé être l’énoncé de confidentialité en vigueur. Une copie à jour de l’énoncé de confidentialité peut être obtenue en tout temps en faisant une demande par courriel à l’adresse info@4-h-canada.ca.

Nous pouvons, de temps à autre, utiliser vos renseignements personnels qui n’ont pas été divulgués auparavant pour de nouvelles utilisations imprévues dans le présent énoncé de confidentialité. Si notre utilisation de vos renseignements personnels change à un moment donné dans l’avenir, nous afficherons les changements sur notre site Web pour vous aviser de ceux-ci et vous donner la possibilité de refuser ces nouvelles utilisations. Si vous êtes préoccupé par la façon dont vos renseignements personnels sont utilisés, vous devriez consulter régulièrement notre site Web.

Correction ou mise à jour de vos renseignements personnels

Vous pouvez nous aider à maintenir l’exactitude de vos renseignements personnels ou des renseignements personnels de votre enfant ou de votre enfant en tutelle en nous avisant de tout changement à ces renseignements. Vous pouvez communiquer avec les 4-H du Canada pour demander l’accès à vos renseignements personnels, les corriger ou les mettre à jour.

L’accès à vos renseignements personnels sera accordé dans un délai raisonnable, à moins que l’accès ne soit refusé pour l’une des raisons décrites ci-dessous. Nous nous réservons le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels lorsque :

  • l’identité de la personne qui demande l’accès ne peut être confirmée;
  • les renseignements personnels ne sont pas facilement récupérables et le fardeau ou le coût de leur communication serait disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur des renseignements;
  • les renseignements personnels demandés n’existent pas, ne sont pas conservés ou ne peuvent être trouvés;
  • la divulgation des renseignements personnels compromettrait la confidentialité d’une autre personne ou menacerait la sécurité d’une autre personne;
  • la non-divulgation des renseignements personnels est exigée ou permise par la loi.

Nous déploierons des efforts commerciaux raisonnables pour nous conformer à une demande de suppression de vos renseignements personnels tant que les contraintes technologiques ou juridiques ne limitent pas notre capacité de répondre à la demande de suppression.

Lorsqu’une demande d’accès, de modification ou de suppression de renseignements personnels est refusée, la personne qui en fait la demande recevra les raisons du refus de la demande.

Communiquer avec nous

Si vous avez des questions au sujet de l’énoncé de confidentialité des 4-H du Canada ou si vous avez des raisons de croire que les 4-H du Canada n’ont pas respecté le présent énoncé de confidentialité, vous pouvez communiquer avec l’organisme à l’adresse info@4-h-canada.ca. Si vous désirez ne plus recevoir de courriels de l’organisme, veuillez nous en aviser par courriel à l’adresse info@4-h-canada.ca en indiquant l’adresse de courriel à laquelle vous ne voulez plus être joint.​

Par courrier :
Les 4-H du Canada
960, avenue Carling, édifice 106
Ottawa (Ontario)  K1A 0C6

Par téléphone : 1-844-759-1013

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