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Politique de confidentialité de 4-H Canada

Chez 4-H Canada, nous nous engageons à protéger la vie privée de nos membres, de nos dirigeants bénévoles, de nos donateurs et de nos partenaires de l'industrie, et nous soutenons une politique générale de transparence sur la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels.

Le présent énoncé de confidentialité a pour but de vous informer des pratiques de 4-H Canada en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation des renseignements personnels que nous pouvons recueillir en vous inscrivant à des programmes tels que, mais sans s'y limiter, " 4-H LEARNS ", " Club 1913 ", " Careers on the Grow ", les bulletins d'information de 4-H Canada, les programmes ou les occasions de 4-H Canada et les campagnes de dons. Une politique de confidentialité distincte s'applique à nos employés, bénévoles, contractuels, directeurs et administrateurs lorsqu'ils travaillent au nom de 4-H Canada. Elle exige qu'ils respectent les principes et les pratiques décrits dans la présente déclaration de confidentialité. L'application de la présente déclaration de confidentialité est assujettie aux lois applicables, y compris la législation, les règlements et les ordonnances ou demandes légitimes de tout tribunal ou de toute autre autorité légitime.

En remplissant les formulaires, en participant à nos événements ou en utilisant notre site Web, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels (tels que définis ci-dessous) et, le cas échéant, des renseignements personnels de votre enfant ou pupille, conformément aux modalités suivantes.

Le présent énoncé de confidentialité explique également comment vous pouvez communiquer avec nous si vous avez des questions au sujet des renseignements personnels que 4-H Canada détient à votre sujet ou, le cas échéant, au sujet de votre enfant ou pupille, ou si vous voulez les modifier ou les supprimer. Nous vous recommandons fortement de prendre le temps de lire cet énoncé de confidentialité et de le conserver pour référence ultérieure.

Informations personnelles

Aux fins de la présente déclaration de confidentialité, on entend par "informations personnelles" toute information, enregistrée sous quelque forme que ce soit, concernant une personne identifiée ou une personne dont l'identité peut être déduite ou déterminée à partir de ces informations, à l'exclusion des informations accessibles au public, telles que les coordonnées d'une entreprise ou les informations figurant dans un annuaire téléphonique.

Quelles sont les informations personnelles que nous recueillons ?

4-H Canada recueille des renseignements personnels afin de présélectionner les candidats, d'offrir de façon efficace et sécuritaire des activités, des programmes et des événements aux membres de 4-H Canada, de faire du marketing auprès des membres et des anciens et de les tenir au courant des possibilités offertes par 4-H Canada. Ces renseignements comprennent, sans s'y limiter, les coordonnées (nom, adresse, adresse électronique et numéros de téléphone), l'âge, les compétences et les antécédents scolaires, les antécédents professionnels, l'expérience du bénévolat, une preuve d'identité (comme une signature), la vérification des références policières, les références et les renseignements sur les conditions médicales, les allergies et les personnes à contacter en cas d'urgence.

4-H Canada recueille également des renseignements financiers (tels que des renseignements sur les cartes de crédit et des renseignements bancaires sur les chèques personnels) auprès des membres et des bénévoles afin de payer les occasions et les dons.

Comment nous utilisons vos informations personnelles

Les renseignements personnels recueillis par 4-H Canada ou ses représentants ne sont utilisés qu'à des fins 4-H. 4-H Canada utilise vos renseignements personnels pour faciliter la communication avec vous par le biais d'envois postaux, de bulletins d'information, d'annonces d'événements et d'occasions à venir, dans le cadre de demandes de financement, pour gérer nos relations avec nos membres, nos dirigeants bénévoles, nos donateurs et nos partenaires de l'industrie, pour répondre à toute exigence légale ou réglementaire et pour d'autres raisons compatibles avec ce qui précède. 4-H Canada utilise des renseignements sur la santé afin d'assurer une réponse appropriée à toute situation de santé qui pourrait survenir au cours de nos activités ou de nos événements. 4-H Canada n'utilise les renseignements financiers que pour compléter une transaction donnée.

Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être cédés à une entité remplaçante dans le cadre d'une fusion, d'un regroupement, d'une vente d'actifs ou d'un autre changement d'entreprise concernant 4-H Canada ou son site Web.

Toute question sur la façon dont 4-H Canada utilise vos renseignements personnels doit être adressée à info@4-h-canada.ca.

Quand divulguons-nous vos informations personnelles ?

4-H Canada ne divulgue pas de renseignements personnels à des personnes, à des organisations ou à des sociétés à l'extérieur de 4-H Canada, en tout temps et pour quelque raison que ce soit, sauf avec le consentement du membre individuel ou de la personne concernée :

  • lorsque la loi l'exige ou l'autorise, ou en vertu d'une ordonnance ou d'une exigence d'un tribunal, d'un organisme administratif ou d'un autre tribunal gouvernemental ;
  • lorsque nous estimons, sur la base de motifs raisonnables, qu'il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d'une personne ou d'un groupe identifiable ;
  • lorsque cela est nécessaire pour nous permettre d'exercer les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir ; ou
  • lorsque les renseignements divulgués ou utilisés sont du domaine public.

Lorsque 4-H Canada est obligé ou autorisé à divulguer des renseignements sans consentement, nous ne divulguerons pas plus de renseignements que ce qui est minimalement nécessaire dans les circonstances applicables.

4-H Canada ne vend ni ne loue vos renseignements personnels à d'autres organisations.

4-H Canada peut partager des renseignements personnels avec des tiers engagés pour l'aider à vous fournir des services ou pour réaliser un ou plusieurs des objectifs décrits ci-dessus. Ces tiers comprennent, entre autres, les conseils provinciaux des 4-H et les fondations affiliées à 4-H Canada. Il est interdit à ces fournisseurs de services d'utiliser ces renseignements personnels à d'autres fins que celle de fournir cette aide et ils sont tenus de protéger les renseignements personnels divulgués par 4-H Canada et de se conformer aux principes généraux de protection de la vie privée décrits dans la présente déclaration de confidentialité.

Connaissance et consentement

4-H Canada recueille des renseignements personnels sur vous ou, le cas échéant, sur votre enfant ou pupille, uniquement lorsque vous les fournissez volontairement. Habituellement, nous demandons le consentement pour l'utilisation ou la divulgation de ces renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certaines circonstances, le consentement peut être demandé après la collecte des informations mais avant leur utilisation (par exemple, lorsque nous voulons utiliser les informations dans un but qui n'a pas été identifié au préalable).

La forme du consentement que nous demandons, qu'il soit explicite ou implicite, dépend en grande partie de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de la personne dans les circonstances. Lorsque vous remplissez un formulaire de 4-H Canada, par exemple, vous laissez entendre que nous pouvons utiliser ces renseignements aux fins pour lesquelles vous avez rempli le formulaire.

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve de restrictions juridiques (comme les renseignements conservés pour protéger 4-H Canada de toute responsabilité) et d'un préavis raisonnable. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez envoyer un courriel à info@4-h-canada.ca. Nous vous informerons des conséquences du retrait de votre consentement, le cas échéant.

4-H Canada n'exige pas, comme condition de participation, que vous consentiez à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement précisées pour lesquelles les renseignements sont fournis.

De temps à autre, nous pouvons communiquer avec vous par courrier électronique. Si vous ne souhaitez pas recevoir d'autres communications par courrier électronique, vous pouvez choisir de ne plus recevoir de communications de notre part par courrier électronique. Vous pouvez à tout moment refuser de recevoir tout type de courrier électronique de notre part en cliquant sur le lien de désinscription figurant dans le courrier électronique ou en nous contactant à l'adresse info@4-h-canada.ca ou en nous appelant au 1-844-759-1013.

Collecte, utilisation et divulgation des informations personnelles des membres de la jeunesse

4-H Canada peut périodiquement communiquer directement avec les jeunes membres pour leur demander leurs idées, leurs opinions et leurs commentaires et pour leur fournir de l'information sur les événements à venir. Si vous ne souhaitez pas que 4-H Canada communique avec votre enfant ou votre pupille, vous pouvez refuser votre permission ou la retirer en tout temps. Si vous souhaitez retirer votre permission, veuillez communiquer avec info@4-h-canada.ca.

4-H Canada ne divulguera pas les renseignements personnels de ses jeunes membres sans le consentement explicite d'un parent ou d'un tuteur, sauf si la loi l'exige.

Comment nous protégeons vos informations personnelles

Bien que 4-H Canada ne puisse pas garantir la protection complète de vos renseignements personnels, 4-H Canada suit des pratiques commerciales raisonnables pour protéger les renseignements personnels recueillis auprès de vous contre la perte et l'accès non autorisé. Cette protection s'applique aux renseignements stockés sous forme électronique et sur papier. L'accès à vos renseignements personnels est réservé à certains employés. De plus, 4-H Canada utilise des techniques de sécurité de l'information commercialement raisonnables, telles que des pare-feu, des procédures de contrôle d'accès et le chiffrement, pour protéger les renseignements personnels contre la perte et l'accès non autorisé.

Toutes les transactions et tous les dons en ligne sur notre site Web sont effectués par l'entremise d'un système sûr, confidentiel et sécurisé qui protège vos renseignements personnels.

Conservation de vos données personnelles

4-H Canada conserve vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis. Dans certains cas, il est nécessaire que 4-H Canada conserve les renseignements personnels plus longtemps afin de se protéger contre toute responsabilité en cas de litige. À moins que vous ne retiriez explicitement votre consentement, nous conserverons votre nom et vos coordonnées après votre participation à une occasion ou la fin de votre adhésion active, afin de pouvoir archiver votre participation à l'organisation.

Lorsque vous retirez explicitement votre consentement à la conservation de vos renseignements personnels, ou que vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins déterminées, ou qu'ils ne doivent pas être conservés en vertu des lois applicables, 4-H Canada prendra des mesures pour les supprimer, les détruire, les effacer, les regrouper ou les rendre anonymes. 4-H Canada utilise des pratiques commerciales raisonnables pour s'assurer d'avoir des contrôles, des calendriers et des pratiques adéquats pour la conservation et la destruction de l'information et des dossiers, qui s'appliquent à vos renseignements personnels.

Site web

4-H Canada est le seul propriétaire des renseignements recueillis sur le site Web de 4-H Canada. Nous ne vendrons pas, n'échangerons pas et ne louerons pas à d'autres les renseignements recueillis sur notre site Web.

Si vous visitez le site Web de 4-H Canada et que vous ne fournissez pas activement de renseignements personnels, 4-H Canada conserve quand même certains renseignements automatiquement en plaçant un fichier texte appelé " témoin " dans le répertoire du navigateur du disque dur de votre ordinateur. Le témoin ne peut être lu par aucun autre site Web que celui qui l'a créé. Si vous choisissez de modifier votre navigateur pour désactiver les témoins, certaines pages de ce site Web pourraient ne pas fonctionner correctement.

4-H Canada ne recueille et ne conserve que les renseignements suivants au sujet de votre visite sur son site Web :

  1. Le domaine Internet à partir duquel vous avez accédé au site de 4-H Canada ;
  2. Le type de navigateur et de système d'exploitation que vous utilisez ;
  3. Votre adresse IP (une adresse IP est un numéro attribué automatiquement à votre ordinateur et nécessaire à l'utilisation d'Internet) ;
  4. La zone géographique générale associée à une adresse IP ;
  5. la date et l'heure de votre visite et le temps passé sur notre site Web ;
  6. Les pages du site de 4-H Canada que vous avez visitées et les renseignements que vous avez recherchés ;
  7. les taux de réponse à la publicité en ligne ou par courriel et d'autres renseignements pertinents sur votre expérience en ligne ; et
  8. si vous avez accédé à un autre site Web à partir du site de 4-H Canada, l'adresse de ce site.

4-H Canada utilise ces renseignements pour compter le nombre de visiteurs de ses pages Web, afin de rendre le site plus utile à ses membres et à ses visiteurs. Vous devez savoir que les exploitants de sites Web liés peuvent également recueillir vos renseignements personnels (y compris l'information générée par l'utilisation de témoins) lorsque vous accédez à leur site Web. 4-H Canada n'est pas responsable de la façon dont ces tiers recueillent, utilisent ou divulguent vos renseignements personnels ; il est donc important de vous familiariser avec leurs politiques de confidentialité avant de leur fournir vos renseignements personnels.

Modifications de la présente déclaration de confidentialité

4-H Canada se réserve le droit de modifier cet énoncé de confidentialité en tout temps. L'énoncé de confidentialité affiché sur le site Web de 4-H Canada est réputé être l'énoncé de confidentialité en vigueur. Il est possible d'obtenir en tout temps une copie à jour de l'énoncé de confidentialité en communiquant avec : info@4-h-canada.ca.

De temps à autre, il se peut que nous utilisions vos renseignements personnels à des fins nouvelles et imprévues qui n'ont pas été divulguées auparavant dans le présent énoncé de confidentialité. Si l'utilisation que nous faisons de vos informations personnelles change à l'avenir, nous publierons les modifications sur notre site web afin de vous en informer et de vous donner la possibilité de refuser ces nouvelles utilisations. Si vous êtes préoccupé par la manière dont vos informations personnelles sont utilisées, nous vous conseillons de consulter régulièrement notre site web.

Correction ou mise à jour de vos
informations

Vous pouvez nous aider à maintenir l'exactitude de vos renseignements personnels, ou de ceux de votre enfant ou pupille, en nous informant de tout changement apporté à ces renseignements. Vous pouvez communiquer avec 4-H Canada pour demander l'accès à vos renseignements personnels, les corriger ou les mettre à jour.

L'accès à vos renseignements personnels sera accordé dans un délai commercial raisonnable, à moins que l'accès ne soit refusé pour l'une des raisons décrites ci-dessous. Nous nous réservons le droit de refuser l'accès aux renseignements personnels dans les cas suivants

  • L'identité de la personne demandant l'accès ne peut être confirmée.
  • Les informations personnelles ne sont pas facilement récupérables et la charge ou le coût de leur communication serait disproportionné par rapport à leur nature ou à leur valeur.
  • Les informations personnelles demandées n'existent pas, ne sont pas détenues ou sont introuvables.
  • La divulgation des informations personnelles compromettrait la confidentialité d'une autre personne ou menacerait la sécurité d'une autre personne.
  • La non-divulgation des informations personnelles est requise ou autorisée par la loi.
  • Nous ferons des efforts commerciaux raisonnables pour répondre à une demande de suppression de vos informations personnelles tant que des contraintes technologiques ou juridiques ne limitent pas notre capacité à répondre à la demande de suppression.

Lorsqu'une demande d'accès, de modification ou de suppression d'informations à caractère personnel est rejetée, la personne qui l'a formulée sera informée des raisons de ce rejet.

Contacting Us

Si vous avez des questions au sujet de l'énoncé de confidentialité de 4-H Canada ou si vous avez des raisons de croire que 4-H Canada n'a pas respecté cet énoncé de confidentialité, vous pouvez communiquer avec 4-H Canada à l'adresse info@4-h-canada.ca. Si vous ne souhaitez plus recevoir de courriels de 4-H Canada, veuillez envoyer un avis par courriel à info@4-h-canada.ca en indiquant l'adresse de courriel à laquelle vous ne souhaitez plus être contacté.

Par courrier postal :

4-H Canada
960 Carling Avenue, Building 106
Ottawa, ON K1A 0C6

Par téléphone: 1-844-759-1013